Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Залізничного районного суду м. Львова розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 р. № 25 (із змінами (далі - Положення), не можуть суперечити його нормам та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу у даному суді.

1.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді 5М5- повідомлень);

- передачу судових справ до електронного архіву;

- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.3. У Залізничному районному суді м. Львова використовується комп'ютерна програма «Д-3».

1.4. Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду і технічний адміністратор, функціональні обов'язки та права яких визначаються наказом голови суду та/або керівника апарату суду. Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.5. Використання ЕПЦ уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис».

2. Розподіл судових справ між суддями:

2.1. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

У суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

-           розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

2.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх, слідчих суддів. За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Клопотання слідчих суддів по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді. В разі відсутності слідчого судді, який вже розглядав клопотання по одному кримінальному провадженні, здійснюється автоматичний розподіл такого клопотання. Встановлюється чергування слідчих суддів у вихідні та святкові дні відповідно до графіку чергування в алфавітному порядку (затверджується розпорядженням голови суду).

У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку.

Здійснювати автоматичний розподіл клопотань, які надходять в межах двох і більше кримінальних провадженнях відносно одної особи.

2.3. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

2.4. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється у суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством.

2.5. Спеціалізація суддів визначається рішенням зборів суддів відповідного суду.

2.6. Судові справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.7. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматичному розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді призначається головуючий суддя та судді члени колегії.

2.8. Збори суддів відповідного суду визначають з урахуванням відповідного процесуального закону засади формування колегії суддів при необхідності внесення змін до складу колегії суддів у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю судді (суддів), його (їх) відпусткою, відрядженням; помилково визначеної спеціалізації; виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів). У разі, якщо після визначення автоматизованою системою головуючого судді не можливо визначити склад колегії автоматизованою системою (відсутність достатньої кількості суддів у зв'язку перебуванням у відпустках, відрядженні, на лікарняному чи з інших причин) склад колегії визначається автоматизованою системою після виходу вказаних суддів на роботу. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється на час вчинення окремої процесуальної дії (обрання, скасування, продовження дії запобіжного заходу) автоматизованою системою. В подальшому розгляд справи здійснюється колегією суддів, призначеною для розгляду цієї справи, після виходу на роботу відсутнього судді.

2.9. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 цього Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

2.10. Збори суддів визначають також особливості розподілу судових справ:

-у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

-у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегією суддів);

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 цього Положення;

- які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

- інших випадках, коли порядок розподілу тих чи інших категорій справ не врегульований Положенням про автоматизовану систему ДЗС.

2.11. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого, або всього складу суду, якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.12. Судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя, звільнення його з посади судді або перебування у

відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, розподіляються між суддями повторно відповідно до цього Положення.

2.13. Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі та вихідні дні (підлягають невідкладному розгляду), за винятком можливості передачі таких раніше визначеному судді (слідчому судді), зборами суддів визначаються чергові судді (слідчі судді). У випадку, якщо збори суддів не відбулися чи є неповноважними, зазначені вище судові справи підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, які мають повноваження, (з врахуванням спеціалізації) без врахування суддів, які на момент розподілу таких справ відсутні з поважних причин (лікарняний, відпустка, відрядження, неможливість прибуття до суду тощо).

2.14. У суді встановлюються коефіцієнти, які враховуються під час автоматичного розподілу справ. Зокрема, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, становить: для головуючого (у складі колегії) - 1; для головуючого (одноособово) -1; для члена колегії - 0,5.

2.15. Збори суддів відповідного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.16. Збори суддів відповідного суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (членам Ради суддів України, які здійснюють науково- викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), а також слідчим суддям, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.17. Збори суддів відповідного суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи. Зокрема при закінченні строку повноважень судді, виходу у відставку, звільнення за власним бажанням чи по стану здоров'я, чи з інших підстав, переведення на роботу до іншого суду збори суддів можуть припинити розподіл справ на цього суддю з метою завершення розгляду справ, які перебувають у його провадженні. Збори суддів також можуть зменшити термін протягом якого припиняється розподіл справ на суддю, який вибуває у відпустку.

2.18. Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.19. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10-2.3.18 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

3.0. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів до початку відпустки (якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні, на навчанні у НШС України;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.1. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматичний розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

3.2. Результатом автоматичного розподілу судових справ є протокол розподілу судових справ між суддями для відповідних судів (далі - протокол, додатки №№ 1-3 до Положення). Протокол створюється автоматизованою системою автоматично. Доступ для коригування інформації у протоколі блокується.

3.3. У разі колегіального розгляду судової справи судом до протоколу автоматично вносяться прізвища суддів, які входять до складу колегії, із зазначенням прізвища головуючого судді та/або судді-доповідача.

3.4. При проведенні повторного автоматичного розподілу судової справи автоматизованою системою створюється новий протокол з відміткою "Повторний розподіл" і зазначаються причини його проведення.

4.0. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

4.1. Судові справи, що надійшли із судів після скасування ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, протоколом ручного розподілу передаються справи про:

- скасування заходів забезпечення позову;

- розгляд заяв про забезпечення доказів;

- повернення судового збору;

- роз’яснення судового рішення;

- виправлення описки;

- винесення додаткового рішення;

- відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

- усі клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні;

- подання, заяви, звернення в порядку виконання рішень в справах про адміністративні правопорушення;

- протоколи про адміністративне правопорушення при їх повторному скеруванні в суд після доопрацювання відповідно до постанови судді;

- цивільні справи, справи в порядку КАС та КПУ України, які були повернуті та залишені без розгляду і рішення в яких скасовані апеляційною інстанцією, якщо дані скасовані процесуальні рішення не перешкоджають подальшій участі даного судді у розгляді справи;

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- матеріали кримінального провадження (кримінальної справи), які повернуті цим судом прокурору, в тому числі на додаткове розслідування, а також після відхилення подання про передачу справи до іншого суду;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368-375, 377, 378, 379 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259-264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, а також заяви про перегляд вироку суду, у зв'язку із ново виявленими обставинами подані іншими учасниками процесу, коли така заява вже розглядається цим складом суду. У випадку поступлення такої провадження до суду під час відсутності судді (перебування у відпустці, на лікуванні чи з інших поважних причин), коли по цьому провадженні необхідно вирішити питання продовження строку дії запобіжного заходу, вказане провадження передається на розподіл автоматизованою системою діловодства і після вирішення питання із запобіжним заходом передається на розгляд судді, якому в порядку ч.2 ст. 334 КПК України належать передати вказане провадження;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи одночасно розглядаються судом, а також повернуті після до оформлення до суду;

- у випадку роз'єднання позовних заяв (справ, кримінальних проваджень);

- у випадку об'єднання справ відносно співучасників злочину, якщо ці справи перебувають на розгляду у різних суддів, повторний розподіл об'єднаного кримінального провадження не здійснюється, а об'єднана справа передається на розгляд судді, кримінальне провадження в якого поступило до суду раніше.

- заяви про скасування заходів реагування, заходів забезпечення позову, застосованих у межах відповідної судової справи;

- клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді, крім випадків перебування його у відпустці, на лікарняному чи відсутності з іншим поважних причин. У таких випадках здійснюється їх автоматичний розподіл. При виході слідчого судді, який розпочинав розгляд скарг чи подань по цьому кримінальному провадження, послідуючі скарги та клопотання передаються на розгляд йому і не підлягають автоматичному розподілу.

4.1. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі судді перелічені судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

5.0.      Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

5.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

5.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду обставин.

5.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку черговості в алфавітному порядку за першою буквою прізвища судді, починаючи з букви А.